Inschrijvingen

Aanmaken van een databse
Ontvangst van de deelnameformulieren van de congresgangers
Verwerken van de aanvragen: deelname aan congres, maaltijden, workshops, bezoeken
Ontvangen van inschrijfgelden Versturen van bevestiging aan de congresganger met een routebeschrijving
Overmaken van de inschrijfgelden aan de organisator
Doorgeven van een algemene staat van de inschrijvingen aan de organisator
Uitdraaien van definitieve lijsten met de organisator: workshops, maaltijden...
Congresverantwoordelijke van het VVV-kantoor neemt deel in eventuele organisatievergaderingen in Le Havre Permanente aanwezigheid gedurende het congres van de persoon van het VVV-kantoor in Le Havre die verantwoordelijk is voor het dossier op de congreslocatie


Hotelreserveringscentrale

Zoeken naar hotelkamers
Aanmaken van een accomodatieformulier met tariefschema
Verwerken van de reserveringsaanvragen, rekening houdend met de wensen van de congresganger
Ontvangen van de aanbetalingen
Versturen van een bevestiging van de reservering aan de congresganger met een routebeschrijving naar het hotel
Bevestiging en overmaken van de aanbetalingen aan de hotels
Uitdraaien van de hotelreserveringslijsten per hotel
Klaarleggen van documentatiemappen in elke kamer

Aanwezigheid van de persoon van het VVV-kantoor in Le Havre die verantwoordelijk is voor het dossier op de congreslocatie, gedurende een halve dag

Toeristische programma’s

Advies in en opzetten van toeristische dagen
Reservering van rondleidingen
Reservering van maaltijden
Reservering van vervoer

Gidsen en begeleiders beschikbaar stellen